La prueba de entrega o proof of delivery (POD) es el documento que valida la entrega de un producto o servicio. Por este medio se comprueba la recepción en tiempo, condiciones y lugar acordado de un producto o la realización correcta de un servicio.
Dentro de los distintos tipos de PODs destacan los siguientes:
- Pruebas de entrega físicas: Documentos en papel llenados y firmados manualmente que registran la información de la entrega. Por ejemplo, facturas, carta de instrucciones, orden de salida, orden de entrada, remisión, guía de embarque (bill of lading), entre otros. Usualmente se recomienda contar con tres copias para cada parte involucrada, el embarcador, el transportista y el receptor de la mercancía.
- Pruebas de entrega con código de barras: Documentos con un código de barras que contienen la información indispensable de la entrega. Normalmente este código cuenta con información de cantidad de piezas Se escanea para autentificar la información y evitar falsificaciones.
- Pruebas de entrega electrónicas: Documentos digitales que almacenan la información de la entrega. Se firma digitalmente en plataformas o aplicaciones, puede incluir fotos y se encuentra disponible para todos los involucrados simultáneamente.
El uso de las pruebas de entrega se utiliza frecuentemente en las actividades diarias de logística y distribución. Específicamente le concierne a varios agentes dentro de la cadena de suministro como lo son: el transportista, que comprueba que entregó la mercancía; los operadores logísticos, que confirman la entrega y notifican al cliente; el cliente, que verifica el estatus o recibe su pedido; el personal administrativo del embarcador, que al recibirlos continúan con la facturación y el proceso de cobranza; o el personal de atención al cliente, que de ser necesario da soporte y ayuda en caso de una incidencia (mercancía dañada, sobrante, faltante, entre otros).
Tendencia paperless
Aunque nos encontramos en constante digitalización la mayoría de las empresas continúan efectuando sus operaciones y procesos de forma tradicional mediante recibos, facturas o comprobantes físicos.
En presencia de algunas dificultades como la pérdida de documentación, aumento de costos y lugares de almacenamiento o retrasos en la recepción de pruebas de entrega que posteriormente afectan en la cobranza de la empresa; han cambiado las necesidades del mercado.
Estos cambios han favorecido a la introducción de las pruebas de entrega digitales o electronic proof of delivery (ePOD) transformando y priorizando la agilización de este proceso de verificación de datos. Así mismo, la creciente tendencia paperless en México ha contribuido a la optimización de procesos y a su aplicación en la industria logística.
Esta tendencia se basa en adoptar la digitalización y beneficiarse de la automatización que proporcionan las nuevas tecnologías al abandonar el uso del papel en el ámbito laboral. Por lo cual genera un impacto directo y tangible en la organización de una empresa.
Surgió tras la concientización del cuidado del medio ambiente, en toda la cadena de valor se producen muchos desperdicios relacionados a embalaje y documentación. Que a gran escala provocan contaminación, agotamiento de recursos naturales y deforestación. Esto ha dado paso a la digitalización de los procesos de almacén, logística y facturación. Las pruebas de entrega digitales y el modelo paperless cuentan con beneficios en común para quien decida aplicarlo ya que permiten:
- Análisis de información: Al utilizar pruebas de entrega electrónicas que guarden toda la información relevante en sistemas digitales, permite utilizar esos datos para crear reportes que permitan una mejor toma de decisiones.
- Reducir costos operacionales: Se eliminan los costos de insumos papelería, personal administrativo, almacenamiento físico y los gastos de envío de PODs a los clientes. Igualmente disminuyen los costos de administración financiera asociados con facturación.
- Mejorar la relación con el cliente: Al contar con trazabilidad genera confianza y brinda transparencia simultánea en la comunicación del servicio. También permite identificar y comprender las necesidades e interés de los clientes para tomar decisiones de manera acertada.
- Aumentar la productividad: Gracias a la automatización y la optimización de procesos para todas las personas involucradas se elimina el tiempo muerto. Así mismo, permite monitorear y mejorar la comunicación asertiva entre los miembros del equipo.
- Incrementar el nivel de servicio proporcionado a los clientes: Esto debido a la disponibilidad, seguridad y accesibilidad de la información. Así como facilitar la colaboración a distancia y extender el ahorro en el tiempo de verificación de entrega que permite acelerar el proceso de cobranza.
La combinación del modelo paperless y la implementación de pruebas de entrega electrónicas son una alternativa segura y sustentable para gestionar día a día las actividades de logística. Sin embargo, para que esto suceda se necesita crear un cambio cultural dentro de la sociedad latinoamericana y dejar atrás las prácticas laborales establecidas tradicionalmente.
En los últimos años, hemos visto cómo empresas como Toyota, Lego, Walmart, entre otras han logrado involucrar a todos los agentes de la cadena de valor para obtener un beneficio conjunto y que de esta manera, el consumidor final perciba siempre el mejor nivel de servicio o producto en sus manos. La brecha importante a digitalizar, son las pequeñas y medianas empresas. Sabemos que los procesos de logística son un paso importante, por lo que en Buocargo ayudamos a los primeros pasos para empezar a digitalizar la logística de los fletes locales industriales.
El aliado logístico para las pequeñas y medianas empresas será aquel que dé la tranquilidad de que las entregas locales industriales estarán en manos efectivas y transparentes. Si quieres empezar a buscarlo, te recordamos que en Buocargo podemos ayudarte, puedes escribirnos a hola@buocargo.com.
