En los últimos 5 años, los desafíos asociados a los esquemas de trabajo híbridos han planteado grandes retos para las cadenas de suministro en la industria mexicana. Uno de los desafíos de mayor impacto, es establecer una comunicación efectiva entre dos áreas vitales: Comercial y Logística. Dado que existe una estrecha colaboración entre los procesos de ventas, almacenamiento y distribución o transporte, es crucial garantizar un flujo de información y documentos sin contratiempos. Lamentablemente, en muchas ocasiones, se producen triangulaciones de información, errores en la precisión de los datos y confusiones, lo que resulta en pérdidas directas para la empresa.
Hemos explorado diversas soluciones para abordar los desafíos en la comunicación y el intercambio de información en los departamentos de Comercial y Logística. Una opción destacada es el conjunto de aplicaciones que ofrece Google Workspace, que puede ser de gran utilidad para optimizar la colaboración en estos departamentos.
En particular, Google Chat, Google Sheets, Google Looker Studio y Google Drive son herramientas que pueden mejorar la comunicación y el flujo de información en tu empresa, sin necesidad de depender en exceso de los correos electrónicos. Veamos con más detalle cómo estas herramientas pueden ser beneficiosas:
Google Chat: Tu comunicación instantánea de forma estructurada.
Google Chat es una herramienta de mensajería instantánea que permite la comunicación directa entre los miembros del equipo. Puedes usarlo desde tu computadora o celular, para establecer canales de conversación dedicados a ciertos procesos relacionados a embarques y otros para comerciales, donde los empleados pueden compartir información relevante, realizar consultas y mantener conversaciones en tiempo real.
Esto agiliza la comunicación, reduce la dependencia del correo electrónico y permite una colaboración más eficiente entre los colaboradores. Además, puedes utilizar funciones como menciones y notificaciones para asegurarte de que todos estén al tanto de los mensajes importantes. Existen espacios que puedes configurar para subir archivos o tareas para los usuarios exclusivos al tema central del espacio. Por ejemplo, crear un espacio para Almacén o Abastecimiento, otro para Transporte o Logística y posiblemente otro relevante para temas de Facturación o relación con compradores de los clientes. De tal forma que en cada espacio se integran a las personas involucradas en cada uno de los procesos, como se muestra en la imagen a continuación.
Google Sheets: Centraliza tu gestión y seguimiento de embarques en tiempo real
Google Sheets es una herramienta para crear hojas de cálculo de colaboración simultánea a través de una página web. Al utilizarla para la gestión de embarques, puedes crear hojas de cálculo dedicadas para registrar información relevante, como números de orden, fechas de entrega, estado de los embarques y detalles de contacto del cliente. Esto te permite tener toda la información centralizada y de fácil acceso para un mejor control de los procesos logísticos.
Una de las ventajas es su capacidad para automatizar cálculos y actualizaciones en tiempo real. Puedes establecer formatos y fórmulas personalizadas para realizar cálculos automáticos, lo que ahorra tiempo y reduce errores en los registros. Además, al utilizar la colaboración en tiempo real, todos los cambios y actualizaciones realizadas en la hoja de cálculo se reflejan de inmediato para todos los miembros del equipo.
Otra funcionalidad importante es su integración con Google Drive. Al compartir las hojas de cálculo con el equipo comercial a través de Google Drive, puedes asignar roles específicos a cada miembro, como lector, comentarista o editor. Esto te permite controlar quién puede acceder y editar la información, brindando una mayor seguridad en la gestión de cambios a los datos de los embarques.
La colaboración en tiempo real y los roles asignados garantizan que todos los miembros del equipo están trabajando con la información actualizada. Aquí te muestro a continuación algo de como se ve la multicolaboración en los archivos creados.
Google Looker Studio: Monitorea tus indicadores logísticos
Google Looker Studio es una plataforma de análisis y visualización de datos que brinda soluciones avanzadas para el reporteo en áreas de embarques y comercial. Con Looker Studio, puedes obtener una comprensión más profunda de tus operaciones logísticas y comerciales al acceder y analizar datos en tiempo real.
Primero que nada, te permite conectar a diversas fuentes de datos, como hojas de cálculo de Google Sheets, bases de datos y aplicaciones de terceros. Esto significa que puedes consolidar información relevante de diferentes sistemas en un solo lugar, lo que simplifica el proceso de reporteo y te brinda una visión holística de tus operaciones.
En segundo lugar, cuenta con una amplia gama de herramientas de visualización de datos. Puedes crear tableros interactivos y personalizables que presenten la información de manera clara y comprensible. Estas visualizaciones pueden incluir datos comparativos, gráficos, tablas, mapas y otros elementos visuales que ayudan a identificar patrones, tendencias y oportunidades en tus datos de embarques y costos.
En tercer lugar, Looker Studio ofrece capacidades de análisis avanzado. Puedes realizar consultas y filtrar datos de manera intuitiva para obtener información específica y detallada. Además, la plataforma permite crear métricas personalizadas y realizar análisis comparativos, lo que te ayuda a identificar áreas de mejora, evaluar el rendimiento de tus operaciones y tomar decisiones informadas para optimizar tus procesos de embarques y estrategias comerciales.
Por último, Looker Studio facilita la colaboración y el intercambio de información. Puedes compartir fácilmente tableros y visualizaciones con otros miembros del equipo, lo que permite una comunicación más efectiva y alineada. Además, la plataforma ofrece opciones de programación de informes automatizados, lo que garantiza que los stakeholders reciban regularmente información actualizada sobre el rendimiento de las áreas de embarques y ventas.
Google Drive: Almacenamiento y comparte los documentos clave
Es una plataforma de almacenamiento en la nube que ofrece numerosos beneficios para los procesos de embarques y distribución. Con ella, puedes centralizar y compartir de manera segura la documentación y los archivos relacionados con tus operaciones logísticas.
En primer lugar, Google Drive proporciona un espacio de almacenamiento en línea donde puedes guardar y organizar documentos clave, como facturas, órdenes de compra, contratos de transporte y otros archivos relacionados con los embarques. Esto facilita el acceso y la búsqueda de información importante en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que agiliza los procesos y reduce la dependencia de archivos físicos.
En segundo lugar, Google Drive permite compartir archivos y carpetas con diferentes miembros del equipo o socios comerciales de forma sencilla. Puedes establecer permisos y niveles de acceso para cada usuario, lo que te brinda un control total sobre quién puede ver, editar o comentar los documentos. Esto es especialmente útil cuando necesitas colaborar con múltiples partes interesadas en los procesos de embarques y distribución.
Además, Google Drive ofrece herramientas de colaboración en tiempo real, lo que significa que varios usuarios pueden trabajar en un mismo documento simultáneamente. Esto facilita la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo, evitando la necesidad de enviar múltiples versiones de un archivo y garantizando que todos estén trabajando con la información más actualizada.
Otro aspecto destacado de Google Drive es su integración con otras aplicaciones de Google, como Google Sheets. Esto significa que puedes importar y exportar datos fácilmente entre hojas de cálculo y documentos almacenados en Google Drive, lo que permite una mejor gestión y seguimiento de la información relacionada con los embarques y la distribución.
Por último, Google Drive ofrece una capa adicional de seguridad para tus archivos. Los datos se almacenan de forma segura en la nube y se realiza una copia de seguridad automática, lo que reduce el riesgo de pérdida de información. Además, puedes establecer controles de acceso, habilitar la autenticación en dos pasos y utilizar otras medidas de seguridad para proteger tus archivos confidenciales relacionados con los embarques y la distribución.
Finalmente, existen diversas herramientas tecnológicas que pueden incrementar la efectividad y transparencia de la comunicación en todos los procesos relacionados a logística o cadena de suministro. Es importante siempre tener como prioridad la digitalización, manipulación, despliegue y análisis de la información para tomar mejores decisiones. Una de las más sencillas de implementar son las anteriormente mencionadas, no obstante, lo importante es evitar flujos lentos de información a través de cadenas de correos electrónicos.
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